「我當然知道要授權，但不知道該怎麼做…」很多主管沒來得及享受升遷的快樂，就得每天打電話求部屬幫個忙，更別提還得抽時間培養新人了。只要運用80/20法則，找出關鍵的人、關鍵的事，當主管，也可以很輕鬆。

撰文／陳芳毓

★受訪者小檔案
陳之逵
出生：1959年
學歷：東海大學資訊科學系
現職：惠普科技企業軟體事業處協理

加入惠普前，陳之逵曾任台灣IBM軟體事業處業務經理，負責軟體銷售相關業務長達12年，在政府、電信、金融及中小企業客戶等軟體產業有豐富的銷售經驗。

「2004年，我第一次當業務主管。那半年根本是生不如死！我當然知道要授權，但不知道該怎麼做……」這句話，說出了許多人的心聲。但難以想像的是，當年的菜鳥主管，現在已經是台灣惠普（HP）企業系統服務事業群，最年輕的部門主管。

38歲的陳之逵是惠普軟體事業處資深協理，曾在IBM軟體業務部門工作了12年。只是，當超級業務員變成初階業務主管，角色易位，一連串問題也跟著來。

擠牙膏理論，找出有影響力的關鍵成員
當年，陳之逵的上司有個習慣：周六晚餐後開始發e-mail提出要求，周一就要收到進度報告。陳之逵只好花一整個周日，逐一打電話詢問下屬。然而，部門裡明明有10個主管，老闆卻只盯陳之逵和另一個主管，因為他們分別負責五分之三與五分之二的業績，其他人都只是支援性質。

「向來都是老闆跟我要業績，現在怎麼變成我去求屬下幫忙？」陳之逵向同期的新手主管吐苦水，得到了一個解答：擠牙膏理論。

「怎麼擠牙膏最省力？」陳之逵自問自答，「當然是從前面啊！」他解釋，主管要做長期計畫，但也要交短期成果。想迅速又省力地得到結果，主管可以挑一、兩個觀念契合的同事一起做一件事，剩下的人看到就會想：「原本只有主管這樣做，現在有3個人都這樣做耶！」很快地，就會有愈來愈多人加入。

陳之逵會先花3、4個月觀察，找出那一、兩個關鍵員工。他們通常資深、績效好，也樂意分享工作技巧，幫忙其他同事，甚至能擔任安撫同事情緒的導師，陳之逵稱他們為「小leader」。

惠普的軟體事業處有14人，包含業務、行銷和研發。研發和行銷團隊都有自己的小leader，業務部門的小leader則由陳之逵自己兼任。他只要把80%的時間，都放在這2個leader身上，就能掌握整個團隊。

陳之逵認為，把細節交給小leader負責，主管不但多了做計畫的時間，還可以培養接班人，一舉兩得。「我又不是小學老師，不需要每天盯學生功課寫完了沒？寫得好不好？細節讓leader來看就好！」他笑著說。

一旦開始行動，就忘了繼續思考
把多數時間花在思考，是用80/20法則管理時間的重要概念。「少行動，因為我們一行動就不思考，」《80/20法則》一書指出，時間根本不會不夠用，問題出在人們只善用了其中20%；而就是因為時間太多，才會不斷地藉由「重做事情」來浪費它。其實，為了趕上事情的最後期限，人們通常只有在最後20%的執行時間裡才具生產力。

2006年，匯豐銀行的貴賓理財部門，首度嘗試大型的行銷活動。陳俊宏依舊遵循80/20法則，把大多數時間花在思考「貴賓理財客戶最需要什麼？」為此，他做了許多焦點團體、問卷調查，甚至跟忠實客戶討論，最後決定把「信任感」做為行銷活動的主軸。

「廣告主角是誰？贈品送什麼？拍攝場景在哪？貴賓理財中心怎麼布置？這些細節都只是錦上添花。關鍵訊息對了，就對了！」陳俊宏解釋。

然而，「思考顧客需要什麼」這類策略規畫型的事，聽起來遠不如「如何把貴賓理財中心布置得富麗堂皇」等執行面的事，來得刺激有趣。陳俊宏笑說，開會時最常發生的狀況是，原本是嚴肅地討論策略規畫，但只要一有人提到，「我看到某某銀行，布置得如何又如何…」大家就會紛紛岔開原本的討論，加入新話題。

這時候，陳俊宏會先讓大家天馬行空地抒發意見，接著再說「我們可以另外開會討論」或「如果有興趣，會後再來討論」，提醒大家回歸正題，否則80%的時間，就會浪費在無關緊要的話題上。

陳俊宏坦言，像裝潢分行這類的事，做起來立竿見影，成就感十足，的確很吸引人。然而，新手主管最忌諱的就是跟屬下搶事情做，卻不思考長遠規畫。

為了不讓自己分心去做有趣但不重要的小事，陳俊宏會把每周最該做的6～8件事，寫在利貼上，貼在電腦螢幕旁，隨時提醒自己。他每周也會跟下屬討論工作重點和報告方向，確定之後再繼續往下做，避免讓下屬走冤枉路。

用20%時間，創造80%快樂
用80/20法則管理時間，不僅能讓工作更有效率，也可以讓生活更幸福，這是因為生活中80%的快樂，只需要我們20%的時間。

在那段經常加班到11點的時間裡，陳俊宏回到家時，妻子早已熟睡。「反正她也累了，我最好不要吵她，」剛開始，陳俊宏這樣安慰自己，但漸漸地，他發現與妻子的對話愈來愈少，愈來愈不投機。他恍然大悟，唯有減少工作時間，才能挽回家庭生活。

於是，陳俊宏重新調整工作步調。女兒會說話之後，他每天都和女兒約好，第二天要陪她說個故事或看場電影。父女間的小小約定，成為他每天有效完成工作的動力。下班後的時間，留給女兒；女兒睡覺後的時間，則留給妻子。每天工作11小時後，再用4小時維繫家人感情，工作與生活平衡，讓陳俊宏覺得幸福又滿足。

生命中，你重視的價值是什麼？工作成就，還是家庭幸福？好好利用最有生產力的20%時間，投資在你所重視的那80%價值，你會發現，看似短暫的20%時間，其實是用之不竭的。別讓低價值的事物分散了注意力！更多精采內文請詳見本期《經理人月刊》1月號